Как оформить авансовый отчет по командировке?


Когда работник отправляется в поездку по делам предприятия, он получает под отчет денежные средства и должен по возвращении отчитаться по тратам перед директором. Для этих целей бухгалтер заполняет авансовый отчет — его форма утверждена Госкомстатом.

Если авансовые отчеты на вашем предприятии частично заполняют сотрудники, то во избежание ошибок нужно донести до них инструкцию по заполнению. Важно заранее уведомить работников, что отчет необходимо представить в течение 3 рабочих дней после возвращения. Также нужно сохранить чеки или другие документы, которые подтверждают расходы во время командировки: билеты, бланк строгой отчетности из гостиницы.

Для правильного составления отчета необходимы:

  • Бланк авансового отчета.
  • Документы в подтверждение командировочных расходов сотрудника.
  • Документы сотрудника.
  • Документы организации.
  • Кассовые ордера — приходный и расходный.
  • Печать предприятия.

Инструкция по заполнению авансового отчета по командировке

В бланке авансового отчета необходимо указать наименование организации в соответствии с учредительными документами и код предприятия по Общероссийскому классификатору.

Авансовый отчет получает порядковый номер, вносится дата составления. Далее указываем должность, название структурного подразделения, фамилию и инициалы подотчетного сотрудника.

Вписываем в бланк сумму, предоставленную сотруднику, считаем расход денежных средств по документам (билеты, чеки, счета и квитанции). Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему было выдано, укажите сумму остатка. Если сотрудник потратил больше, внесите разницу в графу перерасхода.

Укажите сумму авансового отчета — именно ту сумму, которую сотрудник потратил в командировке. Также укажите количество документов, подтверждающих расходы.

Заполняем обратную сторону авансового отчета: необходимо вписать номер, дату и название каждого документа, подтверждающего расход. Также вписываем сумму расхода и бухгалтерские проводки по дебету счетов и субсчетов. Исчисляем итоговую сумму расхода по документам. Затем знакомим командированного сотрудника с авансовым отчетом под роспись.

Далее бухгалтер указывает свою должность, фамилию, инициалы и подписывает документ. Если на предприятии есть главный бухгалтер и кассир, они также подписывают авансовый отчет, и кассир принимает у работника остаток денег по приходному ордеру или же выдает деньги, закрывающие перерасход, по расходному ордеру (ордеру присваивается номер и ставится дата). Если кассира на предприятии нет, эту функцию выполняет бухгалтер.

Заграничные командировки

Если речь идет о загранкомандировке, где работник расходует валюту, то заполнение отчета несколько усложняется. В отчет нужно вносить суммы в рублях и валюте. Документы, подтверждающие расходы, должны быть переведены на русский язык. Перевод делается построчно, на отдельном листе. В остальном порядок оформления «заграничного» авансового отчета аналогичен оформлению отчета при командировках внутри страны.

Вам будут интересны статьи по теме «Организация бухгалтерского учета»